Häufig gestellte Frage

Die Verwaltung bildet die Schnittstelle zwischen den Helfern und der "bürokratischen" Seite des THWs. Alle Anliegen der Helfer, die nicht unmittelbar mit einem laufenden Einsatz, Lehrgängen und Ausbildungen zu tun haben, sollten generell über die Verwaltung abgewickelt werden - bei Bedarf verweisen wir an den zuständigen Ansprechpartner.

Beispielhaft können folgende Anliegen von der Verwaltung entgegen genommen werden:

Helferangelegenheiten
- Aufnahme von neuen Helfern (Minigruppe, Jugendliche, Aktive)
- Übertritt von Jugendlichen in die Grundausbildung
- Betreuung von Helfern in der Grundausbildung in allen Themen, die nicht unmittelbar mit den Ausbildungsterminen oder der Prüfung zusammenhängen
- Änderung von Stammdaten (Adresse, Telefon, Bankverbindung, Arbeitgeber, ...)
- Berechtigungen (Führerschein incl. Kostenübernahme, Erste-Hilfe-Kurse incl. Kostenübernahme, etc.)
- Nachweise (Polizeiliches Führungszeugnis, Hygienebelehrung, Belehrungen)
- Gesundheit (Impfungen, Eingangsuntersuchung, Atemschutzuntersuchungen jeweils incl. Kostenübernahme)
- Ausweise (Erstellen von Zeiterfassungskarten, Anfordern von Helferausweis, Anfordern der RLP-Ehrenamtskarte)
- Schlüssel/Chips zum Betreten der Unterkunft
- Helferakten mit den Originalunterlagen zu Lehrgängen, Untersuchungen etc.
- Unfallmeldungen und Versicherung
- Schnittstelle zum Helferverein
- Einsatzbekleidung (Erstausstattung, Ersatzbestellung bei Defekt, Rücksendung/Umtausch)
- Namensschilder für Einsatzbekleidung (Wäsche-Etiketten)
- Namensbänder für Einsatzbekleidung (Klett-Schild für MEA Jacke)
- Fortlaufende Überwachung der Einsatzbefähigung und sonst. zeitkritscher Sachen
- Zeiterfassung
- Spinde

 Liegenschaft
- Schließanlage / Schlüsselkasten
- Brandschutz und UVV-Maßnahmen (Aushänge aktualisieren, Feuermelder testen, Feuerlöscherprüfung, Torprüfungen)
- Briefkasten und Pakete
- Müllabfuhrtermine
- Entgegennahme von Meldungen über Schäden und Probleme auf/in der Liegenschaft
- Bestellung von Material (Verbrauchsmaterial (Toilettenpapier, Reinigungsmittel, ...), Büromaterial, Ausstattung für den Sozialtrakt)
- Handwerkertermine, Reparaturen, Wartung Heizung/Wasser
- Zählerstände melden

Digitales
- IT+ EDV im Ortsverband
- WLAN
- Telefonie, Fax
- Beamer etc.
- HiOrg Server + HiOrg App
- Microsoft 365 / Office 365 / Microsoft Teams
- Ticketsystem

Finanzen
- Erstellen der Kostenübernahmeerklärungen für Impfungen, Untersuchungen und Erste-Hilfe-Kurse
- Abwicklung von Barvorlagen der Helfer
- Erstellen der Verdienstausfallanträge nach Einsatz

Einsatz
- Einsatzabrechnung bzw. Nachbereitung
- Verdienstausfall oder Teilnahmebescheinigungen für den Arbeitgeber

Büro
- Tagespost an Regionalstelle